Cos’è un software gestionale

I Gestionali sono strumenti che hanno il compito di semplificare e velocizzare la rilevazione dei dati legati alle attività svolte da un’azienda con l’obiettivo di fornire risposte necessarie ad altre attività in tempi rapidi.

Perché i software gestionali siano funzionali all’azienda devono essere vere le seguenti caratteristiche: il software gestionale deve consentire di rilevare in modo semplice e veloce i dati di ogni attività. Ad esempio si potrebbero usare delle interfacce touch screen posizionate direttamente nel luogo di produzione per consentire la rilevazione dei dati direttamente sul campo. Oppure si potrebbe decidere di utilizzare dei lettori di codici a barre per inserire più velocemente e con meno errori i dati di interesse.

Il software gestionale deve permettere di recuperare in modo veloce e facile i dati di interesse.

Devono quindi essere presenti strumenti di navigazione che permettano di ricercare le informazioni in modo piatto (es. ricerca libera nella descrizione degli articoli), gerarchico (es. partendo da un cliente a cascata visualizzare tutti i suoi ordini, tutte le fatture che sono scaturite da ordini ecc.), aggregato (es. visualizzare il cliente più redditizio, il fatturato del mese scorso, ecc.) o statistico (visualizzare il prodotto più acquistato, visualizzare l’accessorio più richiesto da una classe di clienti, ecc.).

Mobile Fattura elettronica
Mobile Fattura elettronica
I software gestionali devono convertire i dati e le informazioni in modo rapido.

Ad esempio deve essere facile convertire un ordine in una fattura. Oppure deve essere possibile richiamare sulla testata di una fattura i dati del cliente dall’anagrafica, senza doverli reinserire ogni volta.

I software gestionali devono prevenire e segnalare gli errori.

Ad esempio deve avvisare l’utente quando l’IBAN, la partita IVA o il codice fiscale di un cliente non è valido, oppure quando la fattura che si sta salvando non ha righe ecc.

I software gestionali devono fornire delle procedure di importazione ed esportazione dati.

Ad esempio deve essere possibile esportare i flussi RiBa da importare sulle banche o importare gli esiti RiBA dei pagamenti ecc.

I software gestionali devono deve adattarsi come un guanto ai flussi di lavoro, alle attività e al loro cambiamento nel tempo.

La terminologia usata dal software e la sua strutturazione deve essere uguale a quella dell’azienda. Ogni aspetto dell’azienda come ad esempio la logistica, il magazzino, la produzione, la distribuzione, le vendite, i rapporti tra i clienti e i fornitori e gli acquisti deve essere coperto e supportato dal software. Questo comporta che ci deve essere tutto ciò che serve, ma nulla di più. Le funzionalità inutili creano confusione, rallentano il proprio lavoro e sono causa di errori.

Il software gestionale deve essere specifico.

Un software di gestione magazzino non andrà bene per uno studio legale. Il software per un corriere espresso sarà diverso da un software per la produzione di manufatti, ecc.

Il software gestionale deve essere integrato.

Questo aggettivo nel campo dei software gestionali ha un significato molto importante. Vuol dire che le informazioni risiedono in un unico punto logico e non sono duplicate e sparpagliate. Ad esempio tutti i dati di un cliente stanno sull’anagrafica clienti e non sono sparpagliati. Tutte le persone di un’azienda quando modificano o aggiornano i dati di un cliente lo fanno solo nell’anagrafica clienti in modo che chiunque veda i dati giusti in un solo punto.

Il software gestionale deve essere multiutente.

Più utenti contemporaneamente possono utilizzarlo per svolgere le loro diverse attività. Ad esempio l’impiegata dell’amministrazione deve poter svolgere le sue attività contabili, mentre l’operaio sul campo inserisce le sue attività e i tempi in modo indipendente.

Il software gestionale deve essere ubiquo e multidispositivo.

Ad esempio il manager mentre è in viaggio deve poter collegarsi alla parte analitica del gestionale e visualizzare quali sono le prospettive. Il commerciale di vendita deve poter consultare al volo su ipad il gestionale per vedere i listini e deve poter inserire gli ordini direttamente quando è presso il cliente. L’addetto alla produzione deve vedere in tempo reale comparire gli ordini per poter decidere di dare avvio alla produzione.